SA8000認(rèn)證審核六：正式審核
添加時間：2014-06-19 14:27:51
審核組在完成了全部的審核準(zhǔn)備工作以后，可以按預(yù)先約定的日期到被審核方現(xiàn)場實(shí)施現(xiàn)場審核?，F(xiàn)場審核的主要步驟包括召開首次會議、收集審核證據(jù)、確定不符合項并編寫不符合項報告、召開末次會議并宣布審核結(jié)果。
一、首次會議
首次會議是現(xiàn)場實(shí)施的第一步。首次會議順利與否，對隨后的審核工作影響重大。首次會議由審核組長主持，參加人員為審核組全體成員、被審核方的高層經(jīng)理、管理者代表及各有關(guān)部門主管。會議應(yīng)嚴(yán)肅而不拘謹(jǐn)，語言精煉，一般不宜超過30分鐘。
首次會議的內(nèi)容和程序如下：
1.向被審核方介紹審核組成員，到會人員簽名登記。
2.重申審核類型、審核目的、審核依據(jù)和審核范圍。
3.重申審核計劃，強(qiáng)調(diào)審核期間工作時間安排及末次會議時間。
4.介紹審核方法和程序，應(yīng)申明審核采用的是抽樣調(diào)查方法。
5.介紹審核結(jié)果的處理方式，說明不符合項和最終審核報告的簽發(fā)方式。
6.重申保密規(guī)定。對認(rèn)證機(jī)構(gòu)來說，被審核方提供的所有資料都是保密文件，不得向任何第三方透露
7.明確陪同人員。被審核方的向?qū)煜ば枰獙徍说牟块T和項目，為審核員提供協(xié)助。
8.確定審核所需的資源和設(shè)備。如審核員辦公室、開會場所、交通工具、辦公用品、防護(hù)用具及午餐安排等，都需要在首次會議上確認(rèn)。
9.征求被審核方對審核安排的意見。有不清楚的地方應(yīng)進(jìn)一步說明，沒有異議則首次會議結(jié)束
10.如果審核組不熟悉審核范圍，可以安排審核組成員快速巡視審核現(xiàn)場范圍，熟悉審核現(xiàn)場的分布和特點(diǎn)，進(jìn)一步部署審核活動。
二、收集審核證據(jù)
首次會議后，審核組根據(jù)審核計劃分組進(jìn)行審核，收集審核證據(jù)。審核證據(jù)是關(guān)于事實(shí)的可以驗(yàn)證的信息、資料、記錄或者陳述。審核證據(jù)可以是定量的，一也可以是定性的，具有可驗(yàn)證性或可重復(fù)性。審核證據(jù)可以通過工人面談、文件記錄審閱、現(xiàn)場檢查和現(xiàn)場測量測試等方法取得。審核員應(yīng)親自挑選工人，而不是由被審核方指定。審核員應(yīng)分別從工作現(xiàn)場、人事登記表和工資表等不同的渠道挑選。應(yīng)注意所挑選的工人應(yīng)合理地分布在不同的部門、不同的工作年限、來自不同的地區(qū)和男女性別，確保訪問到的工人具有較強(qiáng)的代表性。挑選工人應(yīng)征得工人的同意，如果工人不愿接受訪問，審核員應(yīng)另外挑選其他工人。
訪問工人應(yīng)在審核員和挑選的工人之間進(jìn)行，不應(yīng)有被審核方代表參加。訪問工人可以通過小組訪問或單獨(dú)訪問的方式進(jìn)行，審核員應(yīng)作出適當(dāng)?shù)慕M合。在開始訪問前，審核員應(yīng)營造寬松平和的談話環(huán)境，應(yīng)清楚表明自己的身份，表明自己并不是當(dāng)?shù)卣藛T，也不是公司管理層的代表，訪問過程和結(jié)果都是保密的，不會透露給公司管理層
審核員應(yīng)查閱盡可能完整的公司文件記錄，不完整的資料往往不能表明體系的持續(xù)有效運(yùn)行。至少應(yīng)查閱以下資料:
(1)公司營業(yè)執(zhí)照及政府發(fā)放的其他許可證；
(2)政府部門檢查記錄:如消防驗(yàn)收報告和勞動年檢證；
(3)公司規(guī)章制度及勞動紀(jì)律；
(4)工人人事檔案及年齡文件副本
(5)勞動合同及其他協(xié)議；
(6)工作時間記錄，包括工卡、考勤表、加班記錄和休息請假記錄；
(7)工作時間控制記錄；
(8)工資記錄，包括工資標(biāo)準(zhǔn)、工資計算記錄和工資發(fā)放記錄；
(9)社會保險和福利記錄，包括繳費(fèi)記錄、收費(fèi)記錄和登記表；
(10)工人違規(guī)記錄及處理；
(11)安全衛(wèi)生檢查記錄；
(12)特種設(shè)備年檢登記記錄，包括鍋爐壓力容器及廠內(nèi)機(jī)動車輛、電梯和起重機(jī)械等；
(13)化學(xué)危險物品存放及使用記錄；
(14)作業(yè)場所空氣及噪音檢測記錄；
(15)勞動保護(hù)用品發(fā)放及回收記錄；
(16)工人健康檢查記錄；
(17)安全衛(wèi)生培訓(xùn)記錄；
(18)消防安全演習(xí)記錄；
(19)事故及工傷記錄；
(20)工人投訴和處理記錄。
安全衛(wèi)生問題是整個審核過程的一個重要環(huán)節(jié)，一也是現(xiàn)場檢查主要目的之一?，F(xiàn)場安全檢查至少應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)廠房宿舍結(jié)構(gòu)是否安全，是否妥善維修
(2)是否使用“三合一”廠房
(3)安全出口是否足夠，安全通道是否堵塞
(4)消防器材是否齊全，是否妥善保養(yǎng)
(5)機(jī)器設(shè)備是否安全，安全裝置是否齊全
(6)鍋爐、壓力容器及起重設(shè)備等特種設(shè)備是否檢驗(yàn)合格并登記
(7)有毒有害危險品是否妥善保管和使用
(8)工作場所通風(fēng)、照明是否合適
(9)個人防護(hù)用品是否合適，是否堅持使用
(10)特種作業(yè)人員是否持證上崗
(11)安全標(biāo)志和緊急照明是否齊全
(12)急救箱是否齊全，是否補(bǔ)充藥品
(13)廁所及飲水是否遠(yuǎn)離工作場所
審核員應(yīng)時刻牢記審核目標(biāo)、范圍和計劃安排，不要輕易偏離“檢查表”軌跡。如沒有發(fā)現(xiàn)問題，不應(yīng)非要找到問題為止，否則這對被審核方是不公正的，而且違反抽樣原則;如確需進(jìn)一步調(diào)查取證，可征詢審核組長同意后，方可臨時偏離檢查表。審核員應(yīng)在現(xiàn)場親自抽取或監(jiān)督抽取樣本，不能都由被審核方代表代勞。審核中與被審核方發(fā)生矛盾時，審核員應(yīng)盡量克制。審核中若發(fā)現(xiàn)足以決定不推薦注冊的嚴(yán)重的不符合項，經(jīng)審核組長確認(rèn)，必要時報高層經(jīng)理批準(zhǔn)，可提前中止現(xiàn)場審核。
現(xiàn)場審核的注意事項：
(1)審核組長要控制審核的全過程，包括:①控制審核進(jìn)度，既不要敷衍了事，也不要拖延時間;②控制審核計劃，除非特殊情況，不得改變審核計劃或增減審核員;③控制氣氛，應(yīng)營造和諧及合作的氣氛，避免產(chǎn)生爭執(zhí);④控制紀(jì)律，不得有任何違反紀(jì)律的行為;⑤控制客觀性，不能主觀猜測和臆斷;⑥控制審核結(jié)果，審核結(jié)論應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的討論謹(jǐn)慎作出。
(2)要科學(xué)地選擇樣本。選擇樣本時應(yīng)考慮到社會責(zé)任活動的復(fù)雜性。在對文件、數(shù)據(jù)抽樣時要體現(xiàn)隨機(jī)性，如在一年的數(shù)據(jù)中每個月都要取若干個數(shù)據(jù)，這樣抽樣具有代表性。審核員在抽查樣本和與員工面談時，為了表示對被審核方的尊重，應(yīng)征得被審核方部門主管或陪同人員的同意。
(3)充分利用檢查表。在現(xiàn)場審核時應(yīng)充分利用檢查表，不要輕易偏離檢查表提問題。當(dāng)然也不能過分依賴檢查表，檢查表中的問題往往只給一個線索，真正找出不符合項還需要進(jìn)行跟蹤提問。
(4)發(fā)現(xiàn)不符合項時，應(yīng)追根溯源。有些問題光從表面現(xiàn)象判定不符合是不夠的，真正不符合的原因要做更進(jìn)一步的調(diào)查，以確定在體系哪一個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)不符合。
(5)與被審核方共同確認(rèn)事實(shí)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合項時，審核員應(yīng)盡量征得被審核方的認(rèn)可，以便被審核方采取糾正行動，如果被審核方確定有足夠的證據(jù)推翻某個不符合項，審核員應(yīng)撤消該項不符合報告。當(dāng)雙方有爭執(zhí)時，審核員應(yīng)盡量耐心說服被審核方，并強(qiáng)調(diào)審核是針對體系，而不是針對人。
(6)始終遵守審核員行為守則。審核員在整個審核過程中都應(yīng)保持客觀、公正、認(rèn)真、明確、有禮貌和為被審核方保密的原則。
現(xiàn)場審核應(yīng)收集充足的客觀證據(jù)，以便判定被審核方社會責(zé)任管理體系是否符合審核準(zhǔn)則。審核證據(jù)來自面談、文件審閱和現(xiàn)場觀察，應(yīng)注意交叉核對不同來源的資料是否一致，發(fā)現(xiàn)明顯差異時應(yīng)追根溯源，確認(rèn)被審核方提供了成套的虛假資料時應(yīng)報告組長處理。應(yīng)隨時對偏離社會責(zé)任管理體系審核準(zhǔn)則的表現(xiàn)作出記錄。在實(shí)際審核中以下幾方面可作為客觀證據(jù)：
(1)現(xiàn)場觀察及文件審閱中存在的客觀事實(shí)。
(2)訪問時，與被審核的活動的負(fù)責(zé)人的談話可以成為客觀證據(jù)，但還應(yīng)注意，面談取得的信息應(yīng)通過獨(dú)立的來源予以核實(shí)。獨(dú)立的來源包括觀察、記錄和測試結(jié)果。對無法核實(shí)的信息應(yīng)給以標(biāo)識。傳聞、陪同人員或與被審核的活動無關(guān)的人員的談話不能作為客觀證據(jù)。
現(xiàn)場審核要注意根據(jù)公司的具體情況選擇不同審核方式，常用的審核方式有以下三種：
(1)自下而上和自上而下的審核方式
所謂自上而下的審核方式，是指先到信息比較集中的部門了解總的情況，然后在此部門選擇一批樣本到使用這些樣本的各部門去調(diào)查核實(shí)。采用這種審核方式的典型例子是對不符合情況的調(diào)查，先到管理者代表處或人事部查詢以往的不符合報告記錄，然后抽樣到各部門檢查不符合項糾正行動的落實(shí)情況和是否有預(yù)防措施。
所謂自下而上的審核方式，是指先在多個部門調(diào)查研究，選擇一批樣本到某一集中管理的部門去審核。這類方式的典型例子是對培訓(xùn)的審核。審核員先到各部門查詢員工接受培訓(xùn)的情況，然后到人事部查詢所取樣本是否有培訓(xùn)記錄。
(2)正向和逆向的審核方式
正向和逆向的審核可以從兩個方面來理解。一方面把社會責(zé)任活動——社會責(zé)任因素——社會責(zé)任影響看作一個順序，從活動到因素再到影響是正向。從影響到因素再到活動就是逆向。另一方面把管理體系五大要素看作一個順序，從社會責(zé)任政策——策劃——實(shí)施與運(yùn)行——檢查與糾正行動——管理評審是正向，反之是逆向。
(3)按要素審核和按部門審核的方式
按要素審核是指針對某一要素去審核相關(guān)部門，最后所有要素都要審核。按部門審核是指針對某一部門審核所有有關(guān)要素，最后所有相關(guān)部門和所有9個要素都要審核。按要素審核，往往一個要素涉及許多部門，審核組要訪問許多部門才能完成一個要素審核。而每一個部門要重復(fù)接受多次審核才能完成審核任務(wù)。這種做法效率低N_影響公司的生產(chǎn)運(yùn)行。按部門審核時，審核組對涉及到的各個要素一次審核清楚，所復(fù)去各個部門審核，比較實(shí)用和受到被審核方歡迎。最后按要素把各部門的審核結(jié)果整理出來，得出總的結(jié)論。一般情況下，審核采用按部門審核的方法較為普遍，有時兩種方式都采用。
三、確定不符合項和編寫不符合項報告
對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核組將以不符合項報告的方式提交被審核方和認(rèn)證機(jī)構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上編制對被審核方社會責(zé)任管理體系是否有效性的結(jié)論。因此，不符合項報告應(yīng)簡單明了，只陳述客觀事實(shí)，不進(jìn)行分析、評判，但又要使被審核方以此為依據(jù)分析問題，確定糾正行動。一份不符合項報告只記錄一個不符合項內(nèi)容。
社會責(zé)任管理體系審核中的不符合項是指那些違背審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)。審核準(zhǔn)貝L又稱審核依據(jù)，它包括SA8000標(biāo)準(zhǔn)、適用于被審核方的社會責(zé)任法律法規(guī)及其他要求，和被審核方的社會責(zé)任管理體系文件。不符合項按其嚴(yán)重程度和可能造成的后果可以分為輕微不符合項和嚴(yán)重不符合項兩類
1.嚴(yán)重不符合項。出現(xiàn)以下三種情況之一的，即構(gòu)成嚴(yán)重不符合項。
(1)體系運(yùn)行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某一要素或某一關(guān)鍵過程重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象，即多次重復(fù)發(fā)生不符合現(xiàn)象，又未能采取有效的糾正行動加以消除，形成系統(tǒng)性失效。
(2)體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性失效。如在某一部門，體系要素的全面失效現(xiàn)象。例如各層次中各部門的培訓(xùn)失效或某一車間有害物濃度長期超標(biāo)，又沒有糾正行動
(3)造成嚴(yán)重的社會責(zé)任危害。如使用監(jiān)獄勞工或童工、發(fā)生群死群傷或火災(zāi)等災(zāi)難性事故、發(fā)生全廠性罷工等重大勞資糾紛事件。
2.輕微不符合項。出現(xiàn)下列情況之一的，即構(gòu)成輕微不符合項。
(1)對滿足社會責(zé)任管理體系要素或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的問題
(2)對保證所審核區(qū)域的體系有效性而言，是次要的問題。
3.觀察項。出現(xiàn)下列情況之一的，即構(gòu)成觀察項。
(1)存在問題，但證據(jù)不足，需要提醒被審核方注意的事項。
(2)己發(fā)現(xiàn)問題的跡象，但尚不構(gòu)成不符合項，繼續(xù)發(fā)展可能構(gòu)成不符合項。
觀察項一般不列入不符合項報告，也不列入最后的審核報告。設(shè)置觀察項有利于促進(jìn)被審核方改進(jìn)社會責(zé)任管理體系。
4.不符合項報告內(nèi)容。不符合項報告包括以下內(nèi)容:
(1)被審核部門及負(fù)責(zé)人姓名;
(2)審核員姓名;
(3)審核準(zhǔn)則;
(4)不符合事實(shí)的描述;
①寫明是什么事情，只陳述客觀事實(shí)，不作任何分析或論斷。
②寫明是誰說的或是誰做的，只寫職務(wù)，不必寫姓名。
③寫明規(guī)定的要求是什么，寫出規(guī)定的具體內(nèi)容。
④寫明必要的細(xì)節(jié)，使之便于追溯，如地點(diǎn)、部門，或者標(biāo)準(zhǔn)、手冊、程序、作業(yè)文件的名稱和章節(jié)號。
(5)不符合類型，確定是輕微還是嚴(yán)重不符合項;
(6)建議采取的糾正行動計劃及完成日期;
(7)糾正行動完成情況及驗(yàn)證。
對確認(rèn)有嚴(yán)重不符合項的公司，均不予推薦注冊;對有輕微不符合項的數(shù)量尚不足以構(gòu)成嚴(yán)重不符合項的公司，一般均予以推薦注冊，但需采取糾正行動，并經(jīng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)跟蹤確認(rèn)已完全符合后，才能予以發(fā)證。
5.審核結(jié)果的匯總分析
為了使審核結(jié)論更準(zhǔn)確，審核組長在末次會議前應(yīng)召開一次全體審核員會議，對審核結(jié)果作一次匯總分析，以便對被審核方的社會責(zé)任管理體系作出公正的評價，為末次會議作準(zhǔn)備。匯總分析可以考慮以下幾個方面: +
(1)從發(fā)現(xiàn)的不符合項分析:如不符合項的總數(shù)，其中嚴(yán)重不符合，輕微不符合各有多少項。如果審核的按部門進(jìn)行的，則列出不符合項涉及哪些要素，其中哪個要素最多或最嚴(yán)重。有了這些數(shù)據(jù)，大致可以清楚這個部門的薄弱環(huán)節(jié)在哪里。
(2)從發(fā)展的歷史和趨勢分析:將上次審核發(fā)現(xiàn)的不符合項的總數(shù)及其構(gòu)成與本次審核結(jié)果比較，體系是在持續(xù)改進(jìn)還是在退步。從對上次糾正行動完成的情況及有效性的分析，也可看出社會責(zé)任管理進(jìn)步或不足的情況。
在上述匯總分析的基礎(chǔ)上，可以總結(jié)公司管理體系存在哪些薄弱環(huán)節(jié)及其嚴(yán)重程度，從而得出整體性的結(jié)論意見。
四、末次會議
現(xiàn)場審核完成之后，審核組應(yīng)召集被審核方的高層經(jīng)理、管理者代表和有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人員舉行末次會議，其主要目的是向被審核方介紹審核發(fā)現(xiàn)，使他們清楚地理解和認(rèn)識審核發(fā)現(xiàn)的事實(shí)根據(jù)。如果時間允許，審核組長一般在末次會議前與管理者代表交流，以避免在較大規(guī)模的末次會議上發(fā)生爭執(zhí)。關(guān)于審核發(fā)現(xiàn)的重要性和措辭的最終決定權(quán)屬于審核組長，盡管委托方和被審核方可能持有異議。
在末次會議上，審核組長應(yīng)就公司社會責(zé)任管理體系的符合性、有效性做出總體評價和結(jié)論。結(jié)論應(yīng)全面總結(jié)社會責(zé)任管理的成績和問題。在末次會議上審核組長還應(yīng)澄清或回答被審核方提出的問題，并告訴被審核方審核報告送發(fā)的日期。
末次會議由審核組長主持，按預(yù)定時間舉行，會議程序和內(nèi)容包括：
1.出席會議人員。只要可能，兒參加首次會議的人員都應(yīng)參加，并在簽到表上簽名；
2.感謝被審核方對審核工作的支持和配合；
3.重申審核的類型、目的、范圍、依據(jù)和方法；
4.肯定被審核方在社會責(zé)任管理上的優(yōu)點(diǎn)和成績，但也有不符合項；
5.逐條介紹審核過程中確定的不符合項；
6.重申審核是采取抽樣檢查的方法進(jìn)行，聲明可能有未發(fā)現(xiàn)的不符合項，被審核方應(yīng)舉一反三，糾正可能存在的其他同類問題；
7.全面總結(jié)并作出結(jié)論。介紹審核了多少部門，查閱哪些文件記錄，訪問了多少工人，發(fā)現(xiàn)了多少不符合項，介紹運(yùn)行體系對SA8000標(biāo)準(zhǔn)的符合程度、實(shí)施程度和實(shí)施效果。然后，宣讀審核組基于客觀事實(shí)所作出的社會責(zé)任管理體系是否有效性的結(jié)論。最后還應(yīng)告訴被審核方，審核組是否將向認(rèn)證機(jī)構(gòu)推薦注冊；
8.征求被審核方對不符合項報告、總結(jié)報告結(jié)論的意見；
9.請被審核方代表在審核報告、不符合項報告上簽字，并將一份副本交給被審核方作備忘錄，以便采取糾正行動；
10.商定未盡事宜。若審核組決定推薦注冊，則要求被審核方做出對存在的問題采取糾正行動的承諾，確定糾正的時間，并在30天內(nèi)以書面報告的形式報告糾正行動計劃;對因存在嚴(yán)重不符合項等問題暫不推薦注冊的，應(yīng)當(dāng)做出對存在問題采取糾正行動的承諾，并提出糾正時間;若不擬繼續(xù)申請注冊，則審核組長應(yīng)在審核報告中向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明.
