HSE程序文件編寫
添加時間：2014-06-19 14:06:13
按GB/T6583（ISO8402）將程序定義為：“為進(jìn)行某項活動所規(guī)定和途徑”。就是為了完成HSE管理體系要素所規(guī)定的方法。在書面或文件化的程序中，通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做；何時、何地以及如何做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件；如何對活動進(jìn)行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動，是HSE管理體系文件結(jié)構(gòu)中的B層文件。
1．程序文件的作用和要求
（1）程序文件是對那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動進(jìn)行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。
（2）每一個程序文件都應(yīng)包含HSE管理體系中的一個邏輯上獨立的內(nèi)容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個要素，或要素中的一個部門，或是幾個要素相關(guān)要求的一組活動等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。
（3）程序文件的有效實施才能體現(xiàn)HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性，采用的工作方法、活動內(nèi)容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。
（4）程序文件實質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。
2．程序文件編寫的5W1H原則
（1）What（做什么）；
（2）Who（誰做，誰檢查評價）；
?。?）Where（在哪里做）；
?。?）When（什么時候做）；
（5）Why（為什么做）；
?。?）How（怎么做，依據(jù)什么，用什么方法）。
3．程序文件編寫前的準(zhǔn)備
?。?）編制程序文件明細(xì)表；
?。?）現(xiàn)行文件的收集與分析；
?。?）編制體系文件編寫大綱；
?。?）職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；
（5）落實程序文件編寫的工作組織。
4．對現(xiàn)行文件的收集和分析
收集企業(yè)現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”性質(zhì)，但也都有其不足之處，應(yīng)該以HSE管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求為尺度，對這些文件進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關(guān)，按程序文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫。
企業(yè)如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)該使HSE管理體系與這兩個體系充分融合，特別是培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等，其管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基礎(chǔ)上補充為好。
5．落實企業(yè)程序文件編寫的工作組織
建立工作組織（HSE體系辦公室）應(yīng)考慮的問題：
（1）最高領(lǐng)導(dǎo)層的有效介入，以便解決文件審核中發(fā)現(xiàn)的重大問題及跨部門的問題；
（2）應(yīng)有一個熟悉標(biāo)準(zhǔn)，熟悉各部門實際工作的，責(zé)任心強，文筆好的初審班子；（3）應(yīng)有人統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿。
6．編制程序文件明細(xì)表
根據(jù)企業(yè)的HSE管理體系總體設(shè)計方案，按體系要素逐級展開，制定程序文件明細(xì)表，明確程序主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)。對照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的程序文件，制定計劃逐步完成。一個企業(yè)程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內(nèi)容都沒有定論，但在能夠控制的前提下，程序文件個數(shù)和每一個篇幅越少越好；每一個程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復(fù)。
7．編制體系文件編寫大綱
根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計方案和程序文件明細(xì)表，編制體系文件編寫大綱，大綱中要明確以下內(nèi)容：
1）編寫工作的組織部門（如HSE體系辦公室）。
（2）針對每一個程序文件提出文件編寫控制要點。
（3）明確每個程序文件編寫部門、責(zé)任人員和進(jìn)度要求。
（4）明確程序文件草稿的審核修改程序：
?、俦静块T領(lǐng)導(dǎo)組織在本部門內(nèi)部的審核修改；
?、谡髑蟪绦蛑兴婕安块T的意見；
?、劬帉懝ぷ鞯慕M織部門（HSE體系辦公室）審核修改；
?、芨邔宇I(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審核修改；
?、莞鞑块T領(lǐng)導(dǎo)和專家對每一個文件進(jìn)行討論修改；
?、奚鲜鲞^程中一個需多次反復(fù)的過程。
8．程序文件內(nèi)容和格式
（1）文件編號和標(biāo)題：程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便于識別。標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點。
（2）目的和適應(yīng)范圍：一般簡單說明開展這項活動的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導(dǎo)語：
為了……制定本程序
本程序規(guī)定了……
本程序適用于……
（3）術(shù)語：指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞。
（4）職責(zé)：指明實施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。
（5）程序內(nèi)容：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項活動的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間干，什么場（地點）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達(dá)到的要求；需形成記錄和報告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。
（6）相關(guān)程序、文件和記錄：指出需引用的或與本程序相關(guān)的程序、文件和記錄。
（7）報告和記錄格式。
確定使用該程序所產(chǎn)生的記錄和報告的格式，記錄的保存部門和期限，寫明記錄的編號和名稱。
程序文件應(yīng)得到本活動相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及相關(guān)方對接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批后實施。
9．程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制
（1）程序文件發(fā)布前：
?、俳y(tǒng)稿人應(yīng)對程序文件的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查；
②各部門領(lǐng)導(dǎo)會簽以確認(rèn)程序文件中的職責(zé)、權(quán)限、接口方式和活動原則；
③由最高管理者進(jìn)行最終審查、批準(zhǔn)發(fā)行；
④在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識別標(biāo)記，加蓋“受控文件”標(biāo)識。
（2）經(jīng)批準(zhǔn)的程序文件的發(fā)放辦法應(yīng)保證所有使用者都能適應(yīng)使用，按序號為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門應(yīng)保證企業(yè)內(nèi)每一個使用者熟悉程序文件中與其有關(guān)的內(nèi)容。
